Zarządzanie należnościami: przegląd 7 narzędzi

Dlaczego warto korzystać z narzędzi do windykacji?

Jednym z głównym warunków, który musi spełnić firma, aby została uznana za prowadzoną prawidłowo, jest terminowe regulowanie zobowiązań.

I choć może się wydawać, że rodzimi przedsiębiorcy doskonale zdają sobie z tego sprawę, to rzeczywistość zdaje się temu przeczyć.

Zatory płatnicze – jak wielu firm dotyczy ten problem?

Problem z nieterminowym regulowaniem zobowiązań jest powszechny. Dotyczy (zależnie od szacunków) od 60% do aż 80% polskich przedsiębiorstw. Jest on szczególnie groźny dla mikro, małych i średnich firm, gdzie niekiedy wystarczy kilka nieopłaconych faktur, aby poważnie zachwiać całą firmą.

Problem ten nasilił się szczególnie w 2020 roku i później, gdy doskonale znane wszystkim czynniki zewnętrzne poważnie wpłynęły na funkcjonowanie wielu firm, zmuszając sporą część z nich do czasowego lub trwałego zamknięcia.

Nic więc dziwnego, że w wielu przedsiębiorstwach zdecydowano się na wdrożenie rozwiązań, które mają za zadanie pomóc uniknąć wyżej wymienionych problemów.

Nie jest to jednak jedyny powód takich działań.

Ustawa przeciw zatorom płatniczym

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje w Polsce ustawa o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Dzięki niej dodatkowe uprawnienia uzyskał Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Tak zwana ustawa antyzatorowa ma na celu zwiększenie dyscypliny płatniczej w obrocie gospodarczym oraz wzmocnienie ochrony prawnej mikro, małych i średnich firm, które coraz częściej padają ofiarami zatorów płatniczych generowanych przez przedsiębiorstwa o statusie dużego płatnika.

Na tych ostatnich leży dodatkowy obowiązek corocznego publikowania raportu ze stosowanych przez siebie praktyk płatniczych. [Raporty] mają być dostępne publicznie, by inne podmioty gospodarcze mogły sprawdzić, jak duże firmy realizują swoje zobowiązania oraz ocenić ryzyko wchodzenia z nimi w relacje biznesowe.

– czytamy na stronie Finansea.

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie

O ile w małej firmie proces ten teoretycznie nie nastręcza zbyt wielu problemów (choć oczywiście może być inaczej z uwagi na obszar jej działalności i liczbę kontrahentów), o tyle w dużej firmie tym zagadnieniem zajmują się całe działy, korzystając z dostarczanych przez inne podmioty rozwiązań.

Rynek oferuje wiele produktów, które mają za zadanie pomóc firmom w zarządzaniu należnościami. Z racji na złożoność całego procesu można znaleźć rozwiązania, które podchodzą do tematu kompleksowo lub skupiają się na konkretnych jego aspektach (np. wyłącznie na windykacji należności od podmiotów zewnętrznych lub są dedykowane konkretnym firmom, przykładowo kancelariom prawnym).

VSoft

VSoft to rozbudowane narzędzie (choć bardziej trafnym określeniem będzie system) do obsługi całego procesu windykacyjnego.

Jego głównym celem jest zmniejszenie kosztów procesu windykacyjnego. Odbywa się to poprzez automatyzację procesów i przyspieszenie dostarczania informacji na temat jakości portfela wierzytelności.

VSoft został stworzony z myślą o firmach, w których windykacja należności jest głównym polem działalności.

Jak możemy przeczytać na stronie VSoft:

System oferuje szereg funkcjonalności, które pomagają w efektywnym i skutecznym odzyskiwaniu należności, przez co zarządzanie procesem windykacyjnym staje się o wiele prostsze. Ponadto wszystkie powtarzalne czynności dedykowane w zakresie prowadzenia działań polubownych, takich jak wysyłanie pism i komunikatów do klientów, może być zautomatyzowane, co znacznie przyspiesza i ułatwia etap odzyskiwania należności.

Produkt VSoft Collection zapewnia monitorowanie należności i udostępnianie aktualnego stanu sprawy na dzień bieżący, przypominając o upływie terminów należności i tym samym zwiększając skuteczność odzyskiwania zaległości.

Warto wspomnieć, że system windykacyjny bez problemu może być zintegrowany z innymi źródłami danych, np. systemami klientów czy systemami płatniczymi.

Zdaniem autorów systemu wdrożenie VSoft pozwala na:

• zwiększenie stopy odzysku o 10 punktów procentowych,
• wzrost wskaźników skuteczności o 15%,
• zmniejszenie kosztów operacyjnych o 20%.

Więcej informacji można znaleźć na stronie vsoft.pl.

Softlex

Softlex, podobnie jak opisany wyżej VSoft, również jest systemem, który oferuje kompleksowe rozwiązanie wszystkich aspektów zarządzania należnościami.

Firma oferuje swój produkt różnym podmiotom. Wśród klientów wymieniane są firmy windykacyjne, działy windykacyjne firm, kancelarie i działy prawne, a także instytucje publiczne oraz firmy zajmujące się odszkodowaniami.

Na stronie Softlex czytamy:

Softlex jest aplikacją, która sprawdzi się zarówno w prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i w dużym zespole. Skalowalność platformy pozwala uruchomić jej działanie w podstawowej wersji w jeden dzień roboczy. Dzięki zakresowi uprawnień można korzystać jedynie z wybranych części systemu. Wraz z rozwojem firmy można dołączać standardowo wpięte usługi lub rozwijać Softlexa według własnych potrzeb. Pozwala to na zachowanie danych w jednej aplikacji przez wiele lat. Wypracowaliśmy rozwiązanie, w którym kilkusetosobowy zespół realizując odrębne procesy może posiadać dane w jednym spójnym systemie.

Program pozwala na zarządzanie praktycznie wszystkimi aspektami procesu windykacji, począwszy od komunikacji z dłużnikiem, poprzez integrację z systemami zewnętrznymi, aż po pomoc w prowadzeniu postępowań.

Z pełną ofertą można zapoznać się na stronie softlex.pl.

Vindicat

Vindicat to firma, która zajmuje się windykacją online.

Vindicat oferuje swoim klientom kilka produktów do odzyskiwania należności. Można wybrać możliwość windykacji automatycznej – wówczas, po wgraniu odpowiednich faktur do systemu, całą pracę wykonuje stworzony przez Vindicat robot windykacyjny, a opłata z tego tytułu wynosi 6% należności.

Istnieje też możliwość wykupienia abonamentu. Firma oferuje kilka opcji cenowych, w zależności od liczby prowadzonych spraw. Vindicat funkcjonuje też jako tradycyjna kancelaria windykacyjna.

Ostatnią opcją jest możliwość sprzedania długu na giełdzie długów.

Finansea

Wspomniana na początku tego artykułu Finansea jest produktem składającym się z wielu modułów, które odpowiadają za obsługę różnych aspektów związanych z zarządzaniem należnościami w firmie.

Finansea oferuje moduły odpowiedzialne za m.in.:

• tworzenie i edycję procesów windykacyjnych,
• kontrolę i zarządzanie workflow,
• generowanie pism,
• wysyłkę powiadomień email i SMS,
• obsługę deklaracji spłat,
• zarządzanie pracownikami.

Pełną ofertę można poznać dzięki stronie finansea.com, na której czytamy m.in.:

Podstawą całego systemu jest sprzedaż z odroczonym terminem płatności czyli popularny kredyt kupiecki. Firmy i instytucje decydując się na taką formę transakcji muszą się liczyć z tym, że klienci nie zawsze będą dotrzymywać terminu płatności, celowo lub nie, kredytując się w ten sposób kosztem dostawcy produktu lub usługi. Stąd ogromna rola opracowania strategii zarządzania należnościami, która określa zasady sprzedaży, warunki zapłaty, ustala limity kredytowe, zasady kredytowania kontrahentów, ustala podział kompetencji wśród osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy zarządzania należnościami, jak również szczegółowe procedury postępowania, narzędzia i wskaźniki, które pozwalają na kontrolę efektywności.

SmartReactor

SmartReactor to program do automatyzacji windykacji i kompleksowej obsługi należności, stworzony przez firmę Pirxon.

Narzędzie, czyli jak twierdzą jego twórcy - „kompleksowe zarządzanie należnościami, obsługuje m.in.: scoring, monitoring, windykację wewnętrzną, windykację zewnętrzną, postępowanie sądowe, postępowanie komornicze, sprzedaż należności.”

Na stronie SmartReactor czytamy:

System jest platformą codziennej pracy dla osób zajmujących się windykacją lub biorących udział w procesach odzyskiwania należności. Umożliwia tworzenie różnych scenariuszy windykacyjnych, od prostych po bardzo zaawansowane. Non stop monitoruje salda i rozrachunki z Klientami, aktualizuje je, a następnie tworzy lub usuwa zadania windykacyjne dla siebie oraz Pracowników firmy. Umożliwia odzyskiwanie należności zgodnie z przyjętymi klasami klientów i politykami kredytowymi firmy, monitorując ich skuteczność i raportując wnioski użytkownikom systemu. SmartReactor poprawia przepływ należności w firmie (cashflow).

Najważniejsze funkcje systemu to:

• CRM windykacyjny
• Workflow windykacyjny
• Inteligentna automatyzacja
• Scoring klientów

Twórcy systemu twierdzą, że dzięki jego wdrożeniu koszty obsługi należności mogą obniżyć się o 30%. Dodatkowymi zaletami są zmniejszona liczba przeterminowanych należności oraz poprawa przepływu pieniędzy.

Więcej na temat systemu na stronie pirxon.com.

SmartDebt

SmartDebt to system stworzony na potrzeby kancelarii prawnych, które zajmują się odzyskiwaniem należności. Za jego powstanie odpowiada wrocławska firma Talpa Soft.

Zdaniem autorów SmartDebt znacząco pomaga w całym procesie windykacji, zwiększając skuteczność docierania do dłużników przy jednoczesnym obniżeniu kosztów. Twórcy programu oceniają, że jego wdrożenie pozwala na zaoszczędzenie nawet do 55% czasu pracy.

SmartDebt pozwala też na prowadzenie działań na etapie polubownym, sądowym (EPU i sądy stacjonarne) i komorniczym.

Więcej na temat programu na stronie smartdebt.pl.

Mefisto

Program do zarządzania należnościami Mefisto jest owocem pracy programistów z krakowskiej firmy Mefisto Soft.

Mefisto w swoich założeniach wspomaga pracę osoby odpowiedzialnej za kontrolę należności. Program przypomina o dokumentach, które nie zostały opłacone, generuje wezwania do zapłaty i pozwala na wysłanie ich do kontrahentów bezpośrednio z programu.

Twórcy programu tak określają jego cechy:

Mefisto SMB pozwala na:

• ewidencjonowanie rachunków: należności i zobowiązań
• wystawianie faktur kosztowych i zakupowych
• generowanie ponagleń (wezwań do zapłaty) i zbiorcze wysyłanie ich przy pomocy elektronicznej do wszystkich dłużników
• wystawienie noty odsetkowej
• automatyczne przypominanie o niezapłaconych dokumentach
• łatwy podgląd historii ponagleń wysyłanych do klienta
• wszystkie dane dotyczące klienta znajdujące się bezpośrednio w karcie klienta
• możliwość dodania rejestrów operacji
• dodawanie transferów pieniężnych, możliwość monitorowania przepływu pieniędzy w firmie
• wygodny wgląd w historię operacji
• możliwość importu płatności z banku
• możliwość zgłoszenia niezapłaconych faktur do windykacji
• możliwość ustalenia według własnych potrzeb maksymalnego czasu opóźnienia płatności faktur przez klientów
• możliwość wygenerowania dokumentu potwierdzającego salda firm
• wygenerowanie raportu miesięcznego wraz z eksportem do pliku